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专业会场布置要点分享

编辑:兰州博兴广告有限责任公司时间:2019-05-24

    每年都会有很多企业组织召开各种会议,比如:研讨会、交流会、总结会等等,每每会议开始前的准备工作就够相关负责人头疼的,为了保证会议的正常进行每个环节都必须严格要求,一般会场布置主要要注意以下4个方面:

    一、会场设备:

    主要应该在投影内容、会议背景架这些方面注意。投影机、音响等现代会议设备为会议带来了极大的便利,因此逐渐成为了会场中必备的存在。

    二、会场布置方案

    更应该提前一周写好方案流程,提前三天确定主要来宾人数和名单,提前一天布置好会场里的背景,音响设备,桌椅和桌布,准备桌签。另外还应该多准备一些桌签的纸,怕万一人员有变动。并且在开会之前先要对整个会议的详细信息进行了解,比如会议性质,参会人数等,然后再更加了解的信息选择最合适的布置方案。

    三、会场布置以人为本

    会场布置要以人为本,可以在会场多放一些绿色植物或者会议桌上摆放一些桌花,缓和会场的气氛,同时会场的灯光要明亮柔和,会场内每个人桌上要准备一瓶矿泉水或者一个杯子,如果会议时间较长的话,也可以设一个专门负责倒茶水的工作人员。

    四、会场布置其他注意事项

    1、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌,在会议开始前排好坐席以及铭牌。

    2、对于主席台位置,会议服务人员应该提前把会议资料袋摆放在主席台上。

    3、会场环境调整,会场内有很多因素会对环境产生影响,如温度、灯光这些,都要按照现实情况进行调整,以让参会人员处于一个舒适的会场环境。

    4、如果有必要的话,会议组织人员还应该记得准备好各项会议记录工具,如相机、摄像机、录音笔等,一边在会后根据记录数据做好会议的总结工作。

    5、会议茶歇的准备,一般来说,会议都会持续一段比较长的时间(一个半小时以上),这个准备就需要安排茶歇时间,并准备好茶歇物品。

    6、会标横幅:会标横幅能够有效的突显会议主题和渲染现场气氛。因此会标与横幅必须体现出会议的内容,并且要在会前两三天就要着手准备。在布置会场的时候,会场背景也是非常重要的。

    会议的组织绝对不是一件轻松的事情,每个环节都要把控,每个人都要负责,现在酒店都有会场提供还有服务人员负责服务,但是专业性就差很多,自己的企业人员人手又不够,那么就需要一家专业的会场布置团队,兰州博兴广告专业从事各种会场布置,为企业提供一站式优质服务。