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会议组织的技巧分享

编辑:兰州博兴广告有限责任公司时间:2019-06-03

会议分为很多种,大型、小型都有,但是所有的会议都需要组织,有效的组织才是会议的保障。

会议组织分为四个阶段:会议方案、会前准备、会议执行、会后总结。其中会议前的准备工作是整个会议组织的重点,也是花费时间最长,保证会议达成效果的关键。

一般,会议的方案都由领导或上司下达,了解会议的主要目的和效果,核心议程,参会对象,会议规模,会议预算和形式等内容,是会议组织的前提。

会前准备,是整个会议组织中最关键的环节,准备越周到充分,会议效果越佳。

组织中大型会议,是一项繁杂的事物,往往需要团队协作,单靠个人很难达成效果。因此,会前的统筹安排很重要,明确每个人的具体事项和标准,然后分工合作。

细节,体现会务安排的周到,影响现场的体验感。考虑到会议的方方面面,人、地、场、事的安排,如果越早的考虑到,现场的体验感会越好,比如:会议场地的氛围布置、时间地点日程安排的指引、餐饮适合参会人员的口味、接待的贴心高效等。会务组织是需要经验的积累。

高效,体现会务安排的水平,利用好的工具可提高效率,减少沟通和时间成本。比如可以会议助手发布通知,会议签到,方便了解动态接收信息和传达率。问卷星金数据收集会议回执和信息,减少统计时间等等。

流程和内容,体现会议核心精神。如果内容不是组织者提供,那组织者需要考虑的更多的是流程的紧凑和合理,以及内容的展现效果,如主持人串词稿、配合视频、音乐、画面等多种形式的展现。如果组织者需要准备会议内容材料,在会议准备的最开始,就需要定下整个材料的核心思想和内容框架思路,需考虑观众的需求点,然后再考虑填充内容及表达形式。

会议执行,更多的是保证会议顺畅的执行,现场的摄影摄像文字记录,以及临时事件的协调处理。如果第二阶段准备得足够充分,在会议执行出现的问题会越少。

会议结束后,可以喘一口气,但结束后的返程安排,也是给参会人员最后的感受,不可掉以轻心。费用结算是一项繁杂的事情,如果在会议预算考虑全面,会议期间做好签到记录收费记录等,结算时可节省时间。会后总结要及时,最好在会议当天整理好,趁热打铁。

专业的会议组织方一定会是面面俱到,都离不开这主要的4个阶段,优秀的会议组织团队一定具有优秀的经验。兰州会议会展组织首选兰州博兴广告有限公司,为您提供专业的服务。